Para que la colección de la Biblioteca Municipal de Helsinki (Finlandia) pueda movilizarse libremente entre diferentes bibliotecas públicas se adquirió un sistema inteligente de gestión de materiales creado por la empresa Lyngsoe System. 

El sistema denominado “Sistema Inteligente de Gestión de Materiales (IMMS)” funciona con Inteligencia Artificial y gestiona las operaciones de préstamo, devolución y reserva, por ejemplo, información del cliente, adquisición, disponibilidad de libros, descripciones y clasificaciones de libros. El sistema utiliza la siguiente información de la base de datos: Título id , título de la obra, nombre del autor, idioma, tipo de material, número de páginas, fecha de adquisición, id del artículo, clasificación, género posible, estado del artículo, ubicación biblioteca y departamento.

A su vez, utiliza un algoritmo de distribución inteligente para tomar decisiones en tiempo real para el flujo de artículos y mantener estrategias para optimizar el algoritmo. 

El sistema permite el seguimiento y rastreo de los movimientos de los artículos. El libro se puede ubicar en tiempo real usando etiquetas adheridas al material. Los expertos bibliotecarios pueden controlar el flujo de libros entre bibliotecas con parámetros y reglas compatibles con el sistema. Permite crear un nivel de transparencia en el flujo de materiales. A través de herramientas que recopilan datos, los libros se pueden. rastrear hasta el estante, el carro de estantería, el contenedor de transporte o la ubicación de su almacenamiento. 

Además, el sistema también permite reducir la logística manual. El libro se puede procesar, por ejemplo, moviendo las reservas caja por caja, cuando antes se hacía artículo por artículo. Mejorar la eficiencia del procesamiento también permite al personal asignar horas de trabajo de logística a otro trabajo de la biblioteca.

Sumado a esto, el sistema permite optimizar el uso del espacio en las estanterías y exhibir los libros de manera inteligente. A través de la automatización de datos y la lectura de la demanda se puede saber qué libros se deben exhibir en pantallas o estantes principales. Asimismo, cuando se recibe un libro, el sistema avisa a qué sucursal se debe distribuir según la disponibilidad de estantes, inventarios y propiedad del artículo. También puede saber qué libros son más demandados según la época del año y por qué tipo de población para ponerlos en circulación o guardarlos en reservas.

El servicio incluye una aplicación móvil utilizada por el personal de la biblioteca. Con la ayuda de la aplicación móvil, el material se puede transferir al clasificador central o a los estantes de la biblioteca. También permite al personal ver información específica de artículos, estantes o unidades de transporte.

La operación del sistema es monitoreada y desarrollada por los expertos designados de la biblioteca a través de varios informes y comentarios.

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